4 этап. Заключительным этапом в работе специалистов операционного отдела является подготовка документов дня для сдачи в архив.
Документы дня аккуратно складываются в стопку и подшиваются в папку. На обложки папки указывается итоговая сумма по балансовым счетам, итоговая сумма по внебалансовым счетам, дата. Обложка обязательно заверяется подписью главного бухгалтера, печатью Филиала, подписью и печатью специалиста операционного отдела, ответственного за формирование документов дня.
В конце каждого отчетного периода (квартал, полугодие, год) работники отдела формируют архив операционного отдела. Подшивки документов сортируются по календарным числам в порядке возрастания, начиная с первой даты поступления документов дня в данном отчетном периоде, и связывают по 3-4 папки. На каждой такой связке указывают ее порядковый номер и даты тех папок, которые в нее входят. Затем связки документов помещаются в специальный шкаф, ключ от которого находится у Начальника операционного отдела.
Согласно действующему законодательству РФ изъятие документов из архива может осуществляться только по требованию судов, арбитражных судов, следственных органов, а также налоговых органов (по вопросам налогообложения).
Данная процедура осуществляется в присутствии представителя тех органов власти, по требованию которых происходит изъятие документов из архива операционного отдела (уполномоченный орган).
В архиве находятся папки, которые содержат документы, интересующие уполномоченное лицо. Эти папки расшиваются и оттуда изымаются все необходимые расчетные документы. Затем с этих документов делаются копии, которые заверяются подписью главного бухгалтера и печатью Филиала. Оригиналы документов передаются уполномоченному органу, а копии подшиваются обратно в папку. При этом на обложке папки ставится отметка об изъятых документах, которая заверяется подписью главного бухгалтера и печатью Филиала. После этого папка убирается в связку и отправляется в архив.
За сохранность документов находящихся в архиве Начальник операционного отдела несет личную ответственность.
Помимо своей основной деятельности специалисты операционного отдела могут отвечать на запросы клиентов Филиала касающихся состояния их счетов. Кроме того, сотрудники отдела расчетов должны оказывать содействие работникам других отделов Филиала, в виде предоставления информации необходимой им для выполнения своих обязанностей.
Актуальные статьи:
Информация по результатам аудита
Важным вопросом, затронутым Стандартом, является определение получателей информации. Действительно, иногда и аудитору бывает сложно решить, кому конкретно из руководства аудируемого лица и состава собственников нужно предоставлять ту или ...
Как играть на бирже
Как было сказано выше, большинство операций на рынке ценных бумаг происходят из-за желания инвесторов получить курсовую разницу, спекулировать или «сыграть». При такой тенденции не могли не возникнуть некоторые правила, как не потерять св ...
Структура банковской системы РФ
По мнению специалистов [10, стр. 19], сегодня в России сформировалась двухуровневая банковская система:
· первый уровень - Центральный банк России,
· второй уровень - коммерческие банки и другие финансово-кредитные учреждения, осуществл ...